Заказать звонок
Онлайн-консультант
Предложить идею!

Как выбрать МФУ для офиса?

Раздел «Статьи»
 
Рейтинг статьи
 
 
Эта статья заинтересовала: 25573 человека
Дата публикации: 22.04.2011

Полностью электронный документооборот для абсолютного большинства офисов пока, увы, остается чем-то из области фантастики. До тех пор, пока все бумажное не стало цифровым, у сотрудников то и дело возникает необходимость распечатать счет, сделать копии паспортов или отсканировать договор — а, следовательно, и потребность в многофункциональном устройстве (МФУ) для этих целей. Учитывая, что аппарат будет интенсивно использоваться, подход к выбору должен быть продуманным и системным. При этом найти МФУ, которое идеально впишется в офисное пространство, устроит всех пользователей и достойно справится с нагрузкой, элементарно — достаточно учесть несколько ключевых пунктов.

Часть 1: выбираем модели

Рассчитайте нагрузку

В базовых характеристиках МФУ указывают скорость и рекомендуемый месячный объем печати. По этим параметрам проще всего определить круг подходящих моделей. Для этого подсчитайте, сколько сотрудников будут регулярно пользоваться устройством, и в каких объемах им нужно будет печатать, копировать и сканировать. Так вы убьете двух зайцев: с одной стороны, не переплатите за ненужную мощность, с другой — оградите себя от покупки чересчур медлительного аппарата, около которого вечно будут собираться толпы страждущих.

Лучше всего выбирать модели, выносливость которых будет чуть выше необходимой — ведь по мере того, как штат организации будет расти, нагрузка на МФУ тоже будет увеличиваться. Для больших офисов, возможно, имеет смысл вместо одного мощного устройства приобрести две менее производительные модели — это поможет избежать очередей. Кстати, обратите внимание, что рекомендуемый объем печати может отличаться от максимального количества страниц в месяц, заявленного производителем. Ориентироваться лучше на рекомендации, а не на максимум, либо на среднее значение между этими цифрами — так устройство прослужит дольше.

Превышение максимального объема печати может вызвать поломку МФУ

Превышение максимального объема печати может вызвать поломку МФУ

Такой способ выбора — один из самых надежных. Если же возможности определить ежемесячную нагрузку нет (например, без МФУ работа просто захлебывается, и времени на подсчеты уже не остается), попробуйте оценить объем печати приблизительно.

Сделать это можно, исходя из количества сотрудников, которые будут пользоваться МФУ. Если число пользователей не превышает 5, выбирайте устройство, рассчитанное на малые рабочие группы. Максимальная нагрузка для такого МФУ составляет до 50 000 страниц в месяц; его удобно поставить в небольшой отдел, сотрудникам которого часто приходится распечатывать, сканировать и копировать.

Для средней рабочей группы (5-25 человек) подойдут МФУ, рассчитанные на 50 000 — 100 000 отпечатков в месяц. МФУ этого класса способно покрыть потребности офиса среднего размера.

Для коллектива, в котором МФУ регулярно будут пользоваться более 25 сотрудников, необходимо устройство высокой производительности, рассчитанное на нагрузки свыше 100 000 копий ежемесячно.


Обдумайте параметры печати

Понадобится ли вам возможность печати на пленках или рулонах? Нужна ли будет автоматическая двусторонняя печать (дуплекс)? Собираетесь ли вы печатать и сканировать исключительно флаеры формата А6, или же вам часто приходится иметь дело с большими плакатами?

 


Выберите между струйным и лазерным

Оцените, есть ли у вас необходимость в цветной печати, или черно-белой будет достаточно. В офис, где распечатывают в основном документы, а цветной печатью пользуются лишь эпизодически, выгодно приобрести монохромный лазерный вариант. С печатью текстов лазерные принтеры справляются безупречно, вдобавок обеспечивают отличную скорость, а расходные материалы стоят недорого.

Samsung SCX-4623FN

Лазерное МФУ Samsung SCX-4623FN


Для регулярной цветной печати в общем случае (т.е. если ваш бизнес — не коммерческая печать) выгоднее использовать МФУ на основе струйного принтера: оно обойдется гораздо дешевле лазерного, выдающего изображение такого же качества.

Epson Stylus Photo TX650

Струйное МФУ Epson Stylus Photo TX650


Позаботьтесь о качестве изображений

Для сканирования и печати текстовых документов подойдет практически любая современная модель. С изображениями, особенно цветными, дело обстоит сложнее: тут нужно обратить внимание на разрешение, глубину цвета, а также на количество цветов. Для всех этих параметров работает правило «чем больше — тем лучше». Высокое разрешение позволяет при сканировании и печати передавать даже самые мелкие детали изображения, а остальные характеристики отвечают за точность цветопередачи. Что касается количества цветов, то в стандартном варианте к черному картриджу добавляются желтый, пурпурный и голубой (yellow, purple, cyan). В некоторых моделях количество цветов достигает 8 — дополнительные картриджи добавляются для того, чтобы добиться более насыщенных оттенков и плавных переходов между цветами.

Цветные картриджи для МФУ Brother

Цветные картриджи для МФУ Brother


Измерьте свободную площадь

Немаловажный вопрос — куда поставить МФУ. Подумайте, есть ли у вас место для громоздкого аппарата, или в приоритете будет компактность. Если в офисе тесно, то, возможно, стоит отдать предпочтение малогабаритному устройству, которое уместится на столе одного из сотрудников (сначала, конечно, нужно будет убедиться, что сам сотрудник не возражает, и что паломничество к МФУ не помешает рабочему процессу).


Оцените емкость лотков

МФУ с вместительными лотками подачи бумаги, возможностью установки дополнительных лотков и внушительной оперативной памятью станет настоящей находкой для офисов, где много печатают. Во-первых, запасы бумаги в таком аппарате не будут иссякать каждые 10 минут, а во-вторых, ему можно будет дать задание (или несколько) и спокойно отправиться на обед, в то время как устройство будет трудолюбиво исполнять порученное.

Canon imageRUNNER 3225N

Лоток подачи бумаги МФУ Canon imageRUNNER 3225N вмещает до 4950 листов


Учтите коммуникационные возможности

Зачастую МФУ с сетевым интерфейсом в разы удобнее в использовании. Любой сотрудник компании или определенного отдела, имеющий доступ к сети, сможет удаленно дать устройству задание (например, распечатать 100-страничную инструкцию), а через некоторое время подойти и забрать уже готовый результат. Кроме того, некоторые устройства способны отправлять отсканированные документы на электронную почту или автоматически выкладывать на FTP-сервер. Дополнительный бонус — наличие модуля Wi-Fi: к МФУ, оснащенному Wi-Fi, не придется тянуть дополнительные провода, и поставить его можно будет там, где удобно, а не только непосредственно рядом с компьютером. Если документы для распечатки часто приносят на флэшке, имеет смысл подбирать модель с USB-портом.


Проверьте совместимость ОС

Последний по порядку, но не по важности, пункт: убедитесь, что выбранное вами МФУ поддерживает операционную систему, установленную на компьютере, к которому его планируется подключить. Иначе, когда устройство, наконец, доставят в офис, вы рискуете обнаружить, что оно наотрез отказывается работать.

Совместимость с ОС – важнейшее условие выбора МФУ

Часть 2: считаем

После того, как вы исключите неподходящие модели, можно переходить ко второму этапу — сравнительному подсчету окупаемости каждого варианта. Ориентироваться исключительно на цену устройства не стоит: в случае с МФУ основной статьей затрат являются расходные материалы, а не покупка самого аппарата.

Две основные цифры, которые наиболее важны при выборе МФУ – это стоимость владения и себестоимость одного отпечатка. Их можно вычислить следующим образом:

1. Находим ресурс МФУ в расчете на 3 года:

Ресурс = рекомендуемый месячный объем печати х 12 (месяцев) х 3 (года)

2. Считаем себестоимость копии:
  а) делим стоимость МФУ на ресурс в расчете на 3 года
  б) делим стоимость картриджа на его ресурс (эта цифра нам еще понадобится в п.3)
  в) складываем обе цифры

Себестоимость копии = (цена МФУ / ресурс МФУ) + (цена картриджа / ресурс картриджа)

3. Считаем годовую стоимость владения:

Умножаем себестоимость копии (картридж) на ежемесячную нагрузку, которая планируется в вашей компании; получившуюся цифру умножаем на 12 месяцев и прибавляем цену МФУ.

Стоимость владения в год = себестоимость копии (картридж) х ежемесячный объем печати в вашем офисе х 12 (месяцев) + цена МФУ

Результаты подсчетов для всех устройств-кандидатов, которые вы рассматриваете, сравниваются между собой — такое сравнение дает возможность выбрать самый выгодный вариант.

В схему намеренно не включена цена бумаги — этот пункт, по большому счету, зависит уже от владельца устройства. Также за скобками остается стоимость технического обслуживания: во-первых, на начальном этапе действует гарантия производителя, а во-вторых, подсчет вышел бы слишком приблизительным, поскольку предвидеть выход той или иной детали из строя довольно трудно.

Рассмотрим схему на примере офиса, в котором работает 30 сотрудников. 20 из них интенсивно пользуются принтером, сканером и копиром, при этом чаще всего имеют дело с распечаткой документов. Ежемесячная нагрузка в нашем гипотетическом офисе будет составлять 10 000 листов. Сравнив все параметры, начальник отдела выбирает 3 модели: HP LaserJet M3027, HP LaserJet M2727nf и HP Laserjet M3035.

1. МФУ HP LaserJet M3027

Стоимость МФУ - 46'200 руб.
Картридж HP LaserJet Q7551Х, стоимость - 7'800 руб.

Ресурс принтера 75'000 стр. х 12 мес. х 3 года = 2'700'000 копий.
Ресурс картриджа 13'000 копий.
Себестоимость одной копии, МФУ 46'200 / 2'700'000 = 0.017 руб.
Себестоимость одной копии, картридж 7'800 / 13'000 = 0.60 руб.
Полная себестоимость одной копии 0.017 + 0.60 = 0.617
Стоимость 1-ого года владения МФУ HP LaserJet M3027 0.617 x 10'000 x 12 + 46'200 = 120'253 руб.
Стоимость 2-х лет владения МФУ HP LaserJet M3027 0.617 x 10'000 x 24 + 46'200 = 194'306 руб.
 

2. МФУ HP LaserJet M2727nf

Стоимость МФУ - 24'400 руб.
Картридж HP LaserJet Q7553A, стоимость - 3'000 руб.

Ресурс принтера 15'000 стр. х 12 мес. х 3 года = 540'000 копий.
Ресурс картриджа 3'000 копий.
Себестоимость одной копии, МФУ 24'400 / 540'000 = 0.045 руб.
Себестоимость одной копии, картридж 3'000 / 3'000 = 1.00 руб.
Полная себестоимость одной копии 0.045 + 1.00 = 1.045 руб.
Стоимость 1-ого года владения МФУ HP LaserJet M3027 1.045 x 10'000 x 12 + 24'400 = 149'822
Стоимость 2-х лет владения МФУ HP LaserJet M3027 1.045 x 10'000 x 24 + 24'400 = 275'244

3. МФУ HP LaserJet M3035

Стоимость МФУ - 69'200 руб.
Картридж HP LaserJet Q7551Х, стоимость - 7'800 руб.

Ресурс принтера 75'000 стр. х 12 мес. х 3 года = 2'700'000 копий.
Ресурс картриджа 13'000 копий.
Себестоимость одной копии, МФУ 69'200 / 2'700'000 = 0.026 руб.
Себестоимость одной копии, картридж 7'800 / 13'000 = 0.60 руб.
Полная себестоимость одной копии 0.026 + 0.6 = 0.626 руб.
Стоимость 1-ого года владения МФУ HP LaserJet M3027 0.626 x 10'000 x 12 + 69'200 = 144'275 руб.
Стоимость 2-х лет владения МФУ HP LaserJet M3027 0.626 x 10'000 x 24 + 69'200 = 219'351 руб.

 

Наименование Цена, руб. С/с копии Стоимость владения, руб.
МФУ картридж МФУ картридж 1 год 2 года
HP LaserJet M3027 Q7551Х 46'200 7'800 0.62 120'253 194'306
HP LaserJet M2727nf Q7553A 24'400 3'000 1.05 149'822 275'244
HP LaserJet M3035 Q7551Х 69'200 7'800 0.63 144'275 219'351


В этом случае выбор оказался очевидным: подсчеты показали, что для компании выгоднее всего будет остановиться на HP LaserJet M3027.

Кстати, просмотрев таблицу, можно заметить явную тенденцию: МФУ, которые изначально стоят дороже, могут похвастать более низкой стоимостью отпечатка, поэтому при длительном и интенсивном использовании они обходятся владельцу дешевле. В нашем случае разница заметна уже через год эксплуатации, и с течением времени разрыв между моделями только увеличивается.

Если после прочтения этой статьи у вас остались вопросы по выбору МФУ, если вам нужна помощь в поиске другого оборудования для офиса или вы хотели бы получить консультацию относительно определенной модели, наши менеджеры с радостью расскажут о том, что вас интересует. Обратитесь к нам — и мы поможем вам найти надежную технику, которая прослужит долго и станет надежным помощником в бизнесе.


© Все права на материалы опубликованные на сайте ls-comp.ru, являются интеллектуальной собственностью и охраняются в соответствии с законодательством РФ. При цитировании материалов с данного сайта прямая гиперссылка обязательна.

Оценить статью:

Новости по теме

31.03.2014
Два новых МФУ от HP: Officejet Pro 8620 и Officejet Pro 8610
04.03.2014
HP Color LaserJet Pro MFP M476 с поддержкой беспроводной печати
17.12.2013
Экономичные решения для крупного документооборота от Xerox
19.03.2013
HP анонсирована новые скоростные МФУ LaserJet Pro M521dn/dw
27.02.2013
Новые технологии от Xerox: «облачные» сервисы + безопасность информации = Xerox ConnectKey!
27.02.2013
Как новые МФУ Xerox WorkCentre изменят жизнь вашего офиса?
05.02.2013
HP выпускает бизнес-принтеры параллельной струйной печати
31.01.2013
Партнерская конференция Canon 25 января 2013 года – интеллектуальные решения будущего от Canon доступны вам уже сегодня!
28.12.2012
Новые цветные МФУ Canon imageRUNNER ADVANCE С2220L, С2220i, C2225i, С2230i – высокие технологии в офисной печати.
20.12.2012
Новые устройства из линейки «Фабрика печати Epson»: больше чернил, дольше гарантия, выше скорость!
01.11.2012
Мощь и экономия: новые МФУ Xerox формата A3
26.10.2012
Новая линейка МФУ HP Deskjet Ink Advantage
08.10.2012
Что готовит для нас Xerox этой осенью в сегменте цветной печати?
26.09.2012
Новинки струйной печати от Epson: совершенные технологии + инновационные продукты = выбор за вами!
07.09.2012
Новые цветные МФУ HP LaserJet Pro 200 MFP М276 — уже в продаже
06.09.2012
Новое МФУ Xerox ColorQube 8900: флагман линейки уже в продаже
31.07.2012
Новинки от Konica Minolta bizhub C554 и C454 – умная начинка в экологичном корпусе
26.07.2012
Epson Expression Home XP-203/207: линейка компактных принтеров для домашней беспроводной печати
10.07.2012
Новое МФУ формата A3 от Konica Minolta: скоро в продаже
13.06.2012
Новые принтеры и МФУ Xerox для малого офиса!
21.05.2012
HP запускает новые принтеры, МФУ, сканеры и сервисы для всех сегментов бизнеса
18.05.2012
Пора покупать новые МФУ HP LaserJet Enterprise
16.05.2012
Цветные МФУ Konica Minolta bizhub C220 / C280 / C360 – цена снижена на 10%!
28.04.2012
OKI представляет новые МФУ для малого и домашнего офиса: MB451, МВ441, МВ451w
17.04.2012
Смена поколений HP LaserJet: новые принтеры и МФУ займут место предшественников
27.03.2012
Epson выпускает два экономичных монохромных бизнес-МФУ и принтер
26.03.2012
Печатные системы Xerox Color 800/1000 стали функциональнее: выпущен модуль термоклеевого скрепления
13.03.2012
Konica Minolta выпустила новые скоростные полноцветные МФУ с непревзойденными техническими характеристиками
24.02.2012
Обновление ПО расширяет возможности цифрового МФУ Xerox Color 550/560
28.12.2011
Цветное струйное МФУ Epson для небольшого офиса – скоро в магазине ЛС-комп.ру
28.12.2011
Новый широкоформатный сканер и МФУ от Xerox – скоро в продаже
26.12.2011
Суперэкономичное МФУ Epson L200 скоро в магазине ЛС-комп.ру
15.12.2011
Xerox представила три монохромных МФУ формата А3 для офиса
28.10.2011
Xerox выпустила решение для цветной печати в малом офисе

Показать все новости