Как использовать офисный МФУ по максимуму (часть 2)

Как использовать офисный МФУ по максимуму (часть 1)

Рынок оргтехники сегодня переполнен как высококачественными, так и низкосортными предложениями. Определить, что же заслуживает вашего внимания, а что является очередным поводом вытянуть деньги из доверчивой аудитории, можно лишь при наличии определённой «теоретической базы». Словом, вы должны понимать, за что платите и чего стоит ожидать от качественного современного МФУ. Но, прежде всего, давайте определимся, нужно ли вам многофункциональное устройство в принципе.

Раздельные устройства или МФУ?

Многофункциональный принтер — это решение, которое обладает массой достоинств, но при этом не может считаться идеальным вариантом для любого случая. Назовём несколько серьёзных оснований для того, чтобы предпочесть МФУ раздельной оргтехнике:

• дефицит свободного пространства в офисе
• нехватка времени на обслуживание раздельных устройств
• интенсивный документооборот
• потребность обустроить офис в короткий срок

Многие современные офисы сталкивается сразу с несколькими проблемами из этого списка, так что приобретение МФУ для них — единственное рациональное решение. Если же ни один из перечисленных факторов в вашем офисе не наблюдается, покупка раздельной техники может оказаться ещё более эффективным вариантом. Ведь главный минус МФУ в том, что при его поломке есть риск остаться сразу без 3-4 офисных устройств. Впрочем, поломки никогда не бывают своевременными, и сказать, что скорее выйдет из стоя: МФУ или отдельный принтер — невозможно.

Лазерная или струйная печать?

Если говорить о качестве печати, всё зависит от конкретной модели. И лазерные, и струйные МФУ могут выдавать одинаково качественную полиграфию. Другое дело, что лазерное устройство справляется с задачей в разы быстрее струйного и создаст меньше шума. Хорошо и то, что тонер-картриджи к лазерным устройствам достаточно дёшевы. Совсем избежать недостатков «лазерникам», конечно же, не удалось. Во-первых, они занимают больше места (и много весят), во-вторых, сами по себе стоят дороже; в-третьих, при работе выделяют озон, так что очень желательно, чтобы помещение, где они будут работать, хорошо вентилировалось.

По сумме всех качеств, лазерные устройства рассчитаны на «массовую печать» — они быстро выдают лист за листом и используют дешёвые картриджи, которые легко менять или перезаправлять. А «струйники», в свою очередь, хороши как более компактные решения для неторопливой, но высококачественной цветной печати.

На чём сэкономить?

Многофункциональные устройства экономичны по своей природе, вопрос лишь в том, какие именно ресурсы помогает сэкономить та или иная модель. Выбирать приходится между тремя различными (зачастую конфликтующими друг с другом) видами экономии:
 — экономия свободного места;
 — экономия средств;
 — экономия времени.

На первый взгляд, мы имеем дело лишь с тремя параметрами: размером, ценой и скоростью работы МФУ. Но в действительности за каждым видом экономии стоит сразу несколько свойств.

Например, для экономии свободного места важны не только физические габариты устройства, но и тип подключения. Ведь если МФУ подключается к компьютеру с помощью проводов, они занимают лишнее место и могут мешаться под ногами.

Экономия времени, в свою очередь, зависит не только от скорости выполнения базовых операций (печать/сканирование/копирование/передача факсов), но и от того, насколько эти действия автоматизированы, а также от того, сколько времени требуется на обслуживание (легко ли заменить картридж и/или фотобарабан). В условиях офиса, сэкономить время помогает и наличие сетевого интерфейса (LAN). Сетевое МФУ может принимать задания с любого компьютера из офисной локальной сети, так что быстрый доступ к устройству получает вся рабочая группа. При прочих равных, струйные принтеры и МФУ компактнее лазерных, но печатают гораздо медленнее и требуют более трудоёмкого обслуживания.

Экономия денежных средств складывается из таких факторов как цена самого устройства и себестоимость печати. Знатоки оргтехники часто говорят, что, выбирая принтер или МФУ, стоит смотреть в первую очередь даже не на сам аппарат, а на картриджи к нему: сколько они стоят, на сколько страниц рассчитаны, допускают ли перезаправку, часто ли встречаются в магазинах. Подробнее о том, как правильно рассчитать будущие расходы на печать вы можете прочесть в одной из наших прошлых статей.

Поэтому, чтобы покупка МФУ оказалась выгодной, нужно помнить о специфике офиса для которого вы закупаете технику. Компактность не принципиальна, если в вашем кабинете полно свободного места, а высочайшая скорость печати не так ценна, если объём и режим вашей работы вполне допускают и среднее быстродействие. Эта мысль очень проста, но как часто мы сбиваемся с толку и платим за преимущества, которыми не пользуемся. В то же время, существуют полезные функции, наличие которых однозначно приветствуется: например, автоматическая двусторонняя печать и вместительный лоток для бумаги будет полезны вне зависимости от того, в какой сфере вы работаете.

Важен ли тип сканера?

Современные МФУ оснащаются сканерами двух типов. В одних используются светочувствительные датчики CIS (Сontact Image Sensor), в других — CCD (Charge-Coupled Device). Светочувствительный датчик — базовый элемент любого сканера; именно он фиксирует изображение сканируемого документа. Какой тип датчика лучше? Как всегда, зависит от обстоятельств.

Датчики CCD славятся особой глубиной резкости и высоким качеством цветопередачи. Они незаменимы в ситуациях, когда нужно отсканировать переплетённый документ, толстую книгу или даже маленький объёмный предмет. Сканируемая поверхность может не прилегать вплотную к стеклу сканера и её изображение всё равно будет достаточно чётким. При отсутствии механических повреждений, CCD-сканер проработает около 10 тыс. часов, не снижая качества изображений. В то же время, чувствительная оптическая система CCD-сканеров требует ухода и очень бережного обращения.

Датчики CIS — напротив, обладают более «стойкой» к повреждениям оптической системой, поскольку вообще не имеют объектива. Они стоят дешевле и позволяют производителям собирать более компактные (т.к. сам датчик имеет малую толщину), тихие в работе сканеры. Интересно и то, что вместо ртутной лампы в CIS-сканере используются светодиоды — с ними устройство не требует прогрева при запуске и приступает к сканированию сразу по команде пользователя. Но глубина резкости у CIS-датчика многократно ниже, чем у CCD, так что качественно сканировать можно лишь плоскопечатные документы, плотно прилегающие к стеклу планшета (лучше всего сканируются одиночные листы). Минусом является и то, что, проработав несколько сотен часов (т. е. ориентировочно 3-4 года), CIS-датчик начинает выдавать изображения со сниженным уровнем яркости.

Итак, CCD-сканер при должном уходе прослужит дольше без потери качества и будет удобен при сканировании объёмных носителей, но обойдётся вам дороже, не сможет стартовать мгновенно (из-за необходимости прогрева) и в процессе работы будет создавать больше шума. Пожалуй, такая конфигурация подойдёт не для каждого офиса, но окажется идеальна для работы по созданию больших электронных архивов.

CIS-сканер стоит дешевле, работает тише и не нуждается в частом уходе, однако, эффективен лишь для сканирования плоскопечатных текстов и только при условии, что листы плотно прилегают к стеклу планшета. Для сканирования обычных непереплетённых документов или тонких брошюр это очень удобно, а вот книги придётся прижимать к стеклу вручную, чтобы чётко запечатлелся текст у переплёта. Если сканировать вам предстоит часто и много, важно помнить, что яркость картинки со временем начнёт снижаться. Зато простоев в работе будет меньше, ведь аппарат стартует сразу после включения. Можно сказать, что CIS-сканеры лучше оптимизированы под нужды среднестатистического малого офиса.

Зачем нужны дополнительные модули?

Самые распространённые и полезные дополнительные модули для оргтехники — это модули автоматической двусторонней печати и автоподачи. Первый экономит бумагу и время, пропечатывая лист сразу с двух сторон; второй — позволяет МФУ самостоятельно обрабатывать целые кипы документов, забирая оригиналы для сканирования/копирования из специального лотка. Мы уже упоминали об этих полезных функциях в первой части данной статьи.

Некоторые модели МФУ снабжены этими модулями по умолчанию, другие предлагают их в качестве опции, третьи вовсе лишены подобной «роскоши». Так что, если вам нужна максимальная автоматизация рабочего процесса, помните: стоит изначально включить наличие желаемых модулей в список ваших требований к МФУ.

Впрочем, существуют и более специфичные модули — не обязательные для одних пользователей, но незаменимые для других. Например, модуль прямой печати позволяет распечатывать документы прямо из памяти МФУ — в обход компьютера. Разумеется, чтобы этот метод работал, МФУ должно, во-первых, поддерживать современные языки разметки страниц (PostScript 3 или PCL). Во-вторых, оно должно быть оснащено разъёмом для подключения USB-Flash и/или слотом для чтения карт памяти — для прямой загрузки данных в память.

PostScript, PCL или GDI?

Только что мы выяснили, что PostScript и PCL – это языки управления принтером. Но мини-программы на этих языках, как правило, не пишутся программистами, а создаются автоматически. Каждый принтер, поддерживающий PS или PCL, снабжён так называемым растровым процессором — устройством, которое принимает программу на языке разметки страниц и «расшифровывает» (интерпретирует) её для принтера. Так набор команд превращается в массив расположенных определённым образом точек. Затем эти точки наносятся на бумагу. Использование растрового процессора снимает лишнюю нагрузку с компьютера, а значит, отправив документ на печать, пользователь сможет тут же продолжить работу с различными приложениями, не опасаясь их «подвисания».

Языки PostScript и PCL разработаны разными компаниями и являются достойными альтернативами друг другу. В последнее время производители принтеров всё чаще снабжают свою продукцию поддержкой PCL, хотя раньше предпочтение отдавалось PS. В этой статье нам незачем перечислять все различия между этими двумя стандартами, скажем лишь, что в большинстве случаев тип поддерживаемого языка не имеет значения. Важно другое — оснащён принтер растровым процессором или нет.

Если в характеристиках МФУ поддержка PS или PCL не прописана, значит это устройство пользуется другим, более старым, но во многом эффективным инструментом для обработки заданий — графическим интерфейсом GDI. Принтеры, использующие GDI, получают информацию о печатаемом документе постепенно — по мере того, как компьютер ведёт растризацию изображения. Поскольку средний современный компьютер гораздо производительнее любого МФУ, растризация «тяжёлых» графических файлов на компьютере проходит быстрее. Так что в случаях, когда вам требуется печатать качественные цветные постеры большого формата, GDI-интерфейс даже предпочтителен.

А теперь представим, что МФУ работает в локальной сети. Если растризация изображения выполняется на ПК и данные передаются на принтер по мере поступления, трафик в локальной сети оказывается гораздо выше, чем если бы с компьютера на принтер «ушла» только одна партия данных — программа на PS или PCL. Допустим, несколько сотрудников направили задания на печать почти одновременно. При использовании GDI-принтера, работа в локальной сети может существенно замедляться, а при сбое связи документы и вовсе не будут допечатаны до конца. Использование PS/PCL-принтера позволит полностью загрузить файлы в память принтера и поочерёдно вывести их на печать. Главное, чтобы объём принтерной памяти оказался достаточным для временного хранения всех «входящих» файлов, иначе кто-то из пользователей (чей файл поступит последним и не уместится в память) получит отказ и сообщение об ошибке. Как видите, для среднего офиса, где есть локальная сеть и нет потребности печатать красочные дизайн-макеты, принтер со встроенным растровым процессором подойдёт лучше.

Выводы

Подытоживая наш разговор об МФУ, ещё раз назовём важнейшие моменты, на которые стоит обратить внимание при подборе конкретной модели.

1. Учитывайте количество свободного пространства, темп и объём повседневной работы в вашем офисе, чтобы верно определить список конкретных требований к покупке.
2. Если вы приобретаете сетевое МФУ и собираетесь печатать в основном обычную офисную документацию — выбирайте модели со встроенным растровым процессором (и поддержкой стандартов PostScript/PCL). Если же вы собираетесь печатать большие плакаты, растризация которых может занять много времени — ищите модель с GDI-интерфейсом.
3. Не забывайте о себестоимости печати.
4. Заранее убедитесь в том, что достаточно легко сможете найти расходные материалы к выбранной модели в магазинах.
5. Продумайте, как впишется новое устройство в уже существующую IT-инфраструктуру офиса.

Используя эти ориентиры и приведённые выше сведения, вы не растеряетесь, даже если вам придётся выбирать из широчайшего ассортимента устройств. Правильно подобранная техника, безусловно, станет залогом комфортной и эффективной работы в вашем офисе, поэтому время, потраченное на выбор многофункционального принтера, не раз окупит себя. Удачных вам покупок!

© Все права на материалы опубликованные на сайте ls-comp.ru, являются интеллектуальной собственностью и охраняются в соответствии с законодательством РФ. При цитировании материалов с данного сайта прямая гиперссылка обязательна.