Инфраструктура в новом офисе: как сделать переезд безболезненным?

Переезд в новый офис обычно видится сотруднику так: вечером он складывает в коробку канцелярские принадлежности, документы, кружку и коврик для мыши, а утром распаковывает ту же коробку уже на другом конце города. «О, если бы все было так просто!» – горестно вздыхает руководство и ИТ-отдел компании.

Современный офис сродни айсбергу. Столы, кресла, кондиционер, принтер, кофе-машина и горшок с фикусом – словом, все то, что мы видим каждый день – это лишь небольшой его фрагмент. Основная же часть этой системы, обеспечивающей жизнедеятельность компании, обычно скрыта от глаз. Для того чтобы менеджер смог на новом рабочем месте сесть за компьютер, открыть Outlook, по телефону договориться о встрече с клиентом и распечатать договор, который планируется на этой встрече подписать, в помещении нужно создать серьезную инфраструктуру. А чтобы эта инфраструктура работала как часы, нужно заранее позаботиться обо всех ее элементах.

Ничего не упустить: что нужно офису

Итак, вам предстоит освоить новые площади. Естественно, хочется, чтобы уже с первого дня все работало в привычном режиме – или, если этот офис для вас первый, чтобы все функционировало именно так, как вы себе это представляли. Во-первых, это забота об элементарном удобстве сотрудников. Во-вторых, малейшее упущение может повлечь за собой серьезные риски.

Чем, собственно, могут быть чреваты недоработки в офисе? Вариантов масса, от неприятных, но терпимых неудобств до крупного материального ущерба. Вовремя не начали монтаж системы контроля доступа – пришлось срочно искать временного охранника. Договорились заранее с интернет-провайдером, но не уточнили сроки, и оказалось, что доступ появится только через два дня после переезда – отдел продаж дружно мается от безделья и играет в «Сапера», ИТ-специалист тем временем забросил все задачи и в экстренном режиме организовывает доступ к мобильному интернету.

Конечно, любой подобный эксцесс – это источник бесценного опыта, но большинство закономерно предпочитает без такого опыта обойтись. Самый надежный рецепт для этого – обстоятельный подход к планированию инфраструктуры. Прежде всего, нужно определиться, из чего ваша инфраструктура будет состоять.

Служба безопасности (система контроля и управления доступом (СКУД), сигнализация, видеонаблюдение)

Пожалуй, то, с чего начинается любой офис. Комплексная охранная система защищает организацию не только от очевидных угроз, вроде воров или конкурентов, мечтающих завладеть вашей базой данных, но и от таких неприятных мелочей, как вторгающиеся в рабочий процесс посторонние (например, торговые представители). Кроме того, у охранных систем есть и дополнительные бонусы: они помогают контролировать внутреннюю жизнь компании. С помощью системы контроля доступа можно отслеживать, когда каждый из сотрудников пришел на работу и во сколько он покинул офис. Камеры видеонаблюдения в офисе засекут не только злоумышленников, но и уборщицу, которая регулярно выдергивает из розетки кабель питания.

Основа основ (структурированная кабельная система, она же СКС)

СКС – это, по сути, фундамент, на котором строится здание информационной инфраструктуры организации. Оборудование, входящее в состав СКС (кабели, коммутационные панели, разнообразные разъемы и розетки) связывает воедино системы безопасности, локальные вычислительные и телефонные сети – словом, все необходимое для нормальной работы офиса. Из этого следует вполне логичный вывод, что ответственный подход к проектированию кабельной системы существенно облегчит жизнь ИТ-специалисту, обслуживающему корпоративную инфраструктуру. Легко ли будет организовать рабочее место для нового сотрудника, перенести принтер в другой отдел, придется ли вам постоянно смотреть под ноги, чтобы не запнуться о протянутые через весь кабинет кабели – все это зависит от того, насколько грамотно спланирована СКС.

Связь с миром (активное сетевое оборудование, АТС)

Переезд в новый офис – идеальный момент задуматься о том, как в вашей компании организована телефония и доступ в интернет. Возможно, вместо одного телефона на ресепшене, которым вы довольствовались на старом месте, вы захотите обзавестись полноценной АТС, а вдобавок к проводному интернету решите поставить беспроводную точку доступа для тех, кто работает с ноутбуков и планшетов.

Рабочие лошадки (серверы)

Компания доросла до нового офиса – значит, не исключено, что и информационные потребности ее стали выше. Поэтому перед тем, как перебраться на новое место, имеет смысл устроить смотр парку серверов. Оставить ли в строю старый сервер рабочей группы, который в одиночку обслуживал весь офис? Не пришло ли время заменить его связкой из нескольких серверов, рассчитанных на специфические задачи (почтовый сервер для централизованной обработки внутренней и внешней корреспонденции, веб-сервер под корпоративный сайт, сервер баз данных…)? А может, поле деятельности вашей организации расширилось, и в дополнение к уже имеющимся серверам давно пора прикупить еще парочку?

Техника первой необходимости (пользовательские компьютеры и оргтехника)

В этом секторе тоже неплохо было бы осмотреться. Старенькие принтер, факс и копировальный аппарат, оккупировавшие половину кабинета, можно заменить компактным МФУ (сейчас они недороги).

Можно пойти еще дальше и пересмотреть всю сложившуюся систему работы: к примеру, если сотрудники много времени проводят вне офиса, целесообразно будет сменить стационарные рабочие станции на сервер и партию нетбуков. Кстати, перед переездом полезно промаркировать всю технику, чтобы не возникало путаницы и жалоб на непривычные мышки и клавиатуры.

Этапы подготовки к переезду

Итак, держа в уме все необходимое для нового офиса, можно приступать непосредственно к планированию переезда. Тут незаменим поэтапный подход; он гарантирует, что переезд пройдет гладко, а офис получится именно таким, какой необходим вашему бизнесу.

Разведка на местах

Как только вы определитесь с помещением, которое собираетесь занять, выясните, какие системы в нем уже есть и в каком они состоянии. Вы, конечно, можете положиться на честное слово арендодателя, уверяющего, что в здании бизнес-центра уже имеется прекрасная ИТ-инфраструктура, но не забывайте, что ваши представления о прекрасном могут существенно различаться. На практике может оказаться, что надежная охранная система – это несколько муляжей камер наблюдения, которые должны отпугнуть воров, а СКС спроектирована так, что на 8 рабочих мест будет приходиться всего 2 порта. Поэтому лучше всего увидеть все системы своими глазами и расспросить в деталях. Заодно можно узнать, как обстоят дела с интернетом, и заранее договориться с понравившимся провайдером.

К нам едет ревизор

Если офис, в который вы собираетесь въехать, для вашей компании не первый, хорошо бы точно знать, что у вас уже имеется в наличии. Тут поможет ревизия: держа в руках подробный список, вы сможете уже подготовленным перейти к следующему этапу.

Опрос общественного мнения

Пришла пора узнать, чего, собственно, хочет народ, то есть ваши сотрудники. Расспросите руководителей отделов и прикиньте, как можно наиболее элегантно реализовать их пожелания при имеющихся исходных данных, и что понадобится приобрести дополнительно.

Финансовый вопрос

От идеального мира переходим к суровой реальности, жестко ограниченной рамками бюджета. Уложить в упомянутый бюджет все, о чем мечтают в организации, как правило, просто нереально. Придется расставлять приоритеты – отметать все второстепенное, оставляя самые важные просьбы, идеи, которые способны быстро окупиться и предложения, не требующие больших затрат.

Проектные работы

Планирование и проектирование – логическое завершение и самая ответственная стадия подготовки к переезду. Этот пункт пересекается с двумя предыдущими: при его составлении в ход идут и список пожеланий, и бюджет.

При планировании важно заложить хотя бы один день на перемещение техники. Сложное оборудование не всегда хорошо переносит переезд, и не факт, что на новом месте все сразу же заработает корректно. Не говоря уже о том, что даже самые аккуратные грузчики не застрахованы от ошибок, и, если они случайно разобьют монитор ведущего дизайнера, хорошо бы иметь время на оперативную покупку и установку нового. Идеально, когда въезд в новый офис запланирован на понедельник. Вы сможете перевезти технику в выходные, проверить ее работоспособность и при необходимости устранить неисправности или заменить оборудование, чтобы не терять драгоценные рабочие часы.

И еще один важнейший элемент этого этапа – выбор исполнителя. Конечно, если вам посчастливилось найти офис, в котором уже имеется соответствующая вашим требованиям инфраструктура, и менять в сложившейся схеме вы ничего не намерены, можно легко обойтись своими силами. Другое дело, когда на горизонте значительный объем работ. Недочет в проектировании и реализации может привести к финансовым потерям, во много раз превышающим стоимость разработки и выполнения проекта. Если серьезный проект – это ваш случай, обратитесь к нам, и мы направим весь наш богатый опыт системной интеграции на то, чтобы ваше новое помещение превратилось в офис мечты. Мы – сторонники индивидуального подхода, поэтому вы можете быть уверены, что готовый офис будет полностью отвечать требованиям именно вашей компании. Профессионалы, работающие у нас, возьмут на себя все работы по проектированию, согласованию и монтажу, а вам останется только перевезти столы, кресла и фикус – и приступить к работе!

© Все права на материалы опубликованные на сайте ls-comp.ru, являются интеллектуальной собственностью и охраняются в соответствии с законодательством РФ. При цитировании материалов с данного сайта прямая гиперссылка обязательна.